Protokół email, który najlepiej wybrać?

Czym jest protokół email?

Konfigurując konto email w kliencie poczty internetowej stajemy przed wyborem preferowanego protokołu email. To fakt, trzeba zaczerpnąć trochę wiedzy bo każdy z nich ma swoje plusy i minusy. Jeśli nie wiesz co powinieneś wybrać, to dobrze trafiłeś! W tym artykule tłumaczymy różnice między najpopularniejszymi protokołami mailowymi. Żeby je zrozumieć, musimy zacząć od podstaw – czym jest więc protokół email?

Protokół email to najprościej mówiąc sposób w jaki serwer pocztowy (np. Zimbra, Gmail) porozumiewa się z klientem (np. Outlook, strona w przeglądarce). To porozumiewanie może odbywać się na 2 sposoby: pobieranie lub wysyłanie. Jeśli chodzi o pobieranie – oznacza ono odbieranie maili od innych osób. Z kolei wysyłanie to po prostu nadawanie maili.

Ważną częścią użytkowania poczty email jest to, by dane klienta były spójne z danymi serwera. W tym celu stosujemy synchronizację, czyli ujednolicenie informacji w tych miejscach (np. poprzez regularne pobieranie danych z serwera do klienta). Różne protokoły wykonują to w różny sposób, lecz o tym później. Przyjrzyjmy się teraz wybranym protokołom.

POP3

POP3 (Post Office Protocol 3) jest najstarszym i najprostszym w budowie z wylistowanych protokołów, a jego pierwsza wersja powstała w 1984r. Jego użycie zawęża się do pobierania wiadomości. Tak wygląda jego mechanizm działania:

Wiadomość email trafia najpierw na serwer poczty. Stamtąd wiadomość wędruje na klient (komputer, telefon, tablet), wtedy jest usuwana z serwera (domyślnie, można ustawić inaczej). Co ważne, oryginalna wiadomość przechowywana jest na kliencie.

Z tego powodu, jeżeli dokonamy zmiany wiadomości, nie będzie ona widoczna na innych urządzeniach. Ta cecha zbytnio nie pomaga w dzisiejszym, nastawionym na zdalną współpracę świecie. W związku z tym, obecnie to IMAP jest popularniejszym protokołem do pobierania emaili niż POP3. Nie oznacza to jednak, że został całkowicie porzucony – duże skrzynki pocztowe takie jak Gmail czy Yahoomail dalej go wspierają. Zobaczmy jak działa popularniejszy wspomniany wcześniej IMAP, następca POP3.

IMAP

IMAP bierze swoją nazwę od Internet Message Access Protocol i tak jak POP3 służy do odbierania emaili. Mimo tego, że pełni tą samą funkcję, ma ciut inny mechanizm działania:

Tak samo jak wcześniej, wiadomość trafia najpierw na serwer poczty., a następnie na klient. Jednak przeciwnie do poprzedniego przykładu, IMAP przechowuje główną kopię emaila na serwerze.

Oznacza to, że każde zmiany dokonane w emailu zapisują się jednocześnie na wszystkich innych urządzeniach korzystających z tego samego konta. To niezwykle ważna funkcja jeżeli kilka osób korzysta z jednego adresu mailowego: np. w firmie jako dział sprzedaży czy pomocy. To rozwiązanie pozwala być na bieżąco wszystkim członkom zespołu. Między innymi dlatego jest głównym protokołem używanym przez Gmail czy Apple Mail do odbierania wiadomości.

Ponieważ IMAP przechowuje główne kopie wiadomości na serwerach, ilość miejsca na maile na serwerach stosujących protokół IMAP niestety jest ograniczona. Mimo wszystko, emaile nie zajmują dużo przestrzeni, dlatego nie trzeba się martwić zapełnieniem jej przez wiadomości.

EAS

Exchange ActiveSync to trzeci z opisywanych protokołów. Microsoft opracował go w 1996 na bazie IMAP i od tego czasu zyskał spore powodzenie w programach do obsługi poczty email, a w programach typu groupware (pracy grupowej – np. Outlook) stał się standardem. W odróżnieniu od IMAP, EAS pozwala również na obsługiwanie informacji o kalendarzach, kontaktach, zadaniach i innych. Ponadto, oprócz odbierania, służy też do wysyłania.

Co ciekawe, EAS umożliwia zdalne zarządzanie urządzeniami (np. mobilnymi), czyli provisioning. Jego zastosowanie znacznie ułatwia codzienną pracę oraz pozwala „pozostać w chmurze”.

Jeżeli szukasz sposobu na łatwiejsze zarządzanie systemem poczty Zimbra, daj się zaskoczyć rozwiązaniom Zextras Mobile (część Zextras Suite) oraz Carbonio. Dzięki użyciu protokołu EAS, możliwa jest synchronizacja twoich dancyh z Zimbry, co znacznie ułatwia pracę w grupie. Dodatkowym walorem tego protokołu jest to iż nie potrzebuje on konfiguracji kolejnego protokołu o którym wspominamy poniżej.

SMTP

Simple Mail Transfer Protocol – czyli po polsku Protokół Łatwego Transferu Mailowego – to protokół, który solidnie ugruntował swoją pozycję na rynku jako protokół służący do wysyłania wiadomości email. Jego mechanizm jest bardzo prosty – mail wysyłany jest na serwer, skąd trafia na inny serwer, a następnie do odbiorcy.

SMTP świetnie nadaje się do wysyłania zautomatyzowanych wiadomości – np. potwierdzeń zamówień, zmian hasła, aktualizacjach o komentarzach/polubieniach czy maili marketingowych. Czysto teoretycznie, można też go wykorzystywać do wysyłania wiadomości. Jednak ze względu na niedopracowanie pod względem bezpieczeństwa i obecność deklasującej konkurencji, mało kto używa go w tym celu.

Protokół email – który w końcu wybrać?

Podsumujmy przytoczone rozwiązania. POP3 służy do odbierania wiadomości. Przechowuje dane na kliencie, przez co niestety nie ulega synchronizacji. Jeżeli więc stracisz dostęp do wiadomości offline, przepadną one całkowicie.

IMAP, podobnie jak POP3, również służy do odbierania wiadomości. Jednakże, w przeciwieństwie do niego, ulega synchronizacji (ponieważ przechowuje dane na serwerze) i pozwala być na bieżąco z informacjami. Problem z dostępem do wiadomości na Twoim PC zawsze może być rozwiązany poznowną synchronizacją z serwerem.

EAS to protokół oparty na IMAP, posiada on jednak dodatkowe funkcje: możliwość wysyłania danych oraz obsługę kontaktów, kalendarzy i ich synchronizacji w ramach pracy grupowej. Protokół ten synchronizuje dane w obie strony, z i do serwera.

Co do SMTP, używany jest on jedynie do wysyłania wiadomości. Serwery na nim oparte są przydatne przy automatyzacji wysyłania emaili. Musisz go konfigurować w razie wykorzystania protokołu POP3 jak i IMAP.

Jeżeli szukasz niezależnego, dbającego o Twoje dane systemu poczty z wbudowanym protokołem EAS, zwróć w najbliszym czasie uwagę na Carbonio. Firma Zextras opracowała ten system na własnych elastycznych zasadach licencjonowania, co pozwala uzyskać jeszcze większą elastyczność niż w przypadku pozostałych rozwiązań.

Masz jakieś pytania? Skontaktuj się z nami!